ServiceNow コラム

はじめに

デジタルトランスフォーメーションの進歩により、ビジネスのスピードや複雑さは増加の一途をたどっています。企業は、競争力を維持するために、より効率的かつ戦略的なポートフォリオ管理が求められています。のみならず、事業部門全体でプロジェクトやリソースの管理が重要視され、正確な意思決定やリソース配分を実現するツールの必要性が増しています。
ServiceNow SPMは、戦略的ポートフォリオを中心に、企業が保有するプロジェクトやリソースを一元的に管理するための管理的なソリューションです。 これにより、IT部門や業務部門のプロジェクトマネージャーが、リソースを最大限に活用し、事業目標の達成に向けて効率的に運用できるようになります。
本コラムでは、ServiceNowのSPMが提供する主要な機能と、それが生み出す企業へのメリットについて詳しく説明します。デジタル化が進む現代のビジネス環境において、戦略的にリソースを最適化、迅速かつ的確にプロジェクトを推進するための鍵となるこのツールについて、深く掘り下げていきます。

現代ビジネスの課題

現代のビジネス環境は、テクノロジーの急速な進歩とグローバル化により、かつてないスピードと複雑さを伴っているようになっています。 企業は、競争力を維持し成長を続けるために、以下のような複数の課題に挑戦しています。

1.複雑なプロジェクト管理

現代のビジネス環境では、多くの企業が同時に複数のプロジェクトを管理しています。これらのプロジェクトは、規模や性質が異なることが多く、それぞれが独自の目標やリソース、スケジュールを持っています。しかし多様なプロジェクトを効率的に管理することは、企業にとって非常に大きな挑戦です。

・複数のプロジェクトの優先順位付けの難しさ
企業が複数のプロジェクトを同時進行させる場合、それぞれのプロジェクトに異なる重要性や優先順位がつけられます。ただし、これらの優先順位を適切に決定し、リソースを最適に決めることは難しい作業です。異なる部門やチームがそれぞれ重要視するプロジェクトがある場合、どのプロジェクトに最もリソースを集中させるべきかの判断が正義になります。

・リソースの分散と効率的な難しさ
複数のプロジェクトを同時進行する中で、リソース（人材、資金、設備など）の適切な協議が課題となります。リソースが限られている場合、どのプロジェクトにどれだけのリソースを決めるのは非常に難しい問題です。リソースが過剰に多いプロジェクトでは無駄が生じ、逆に不足しているプロジェクトでは進捗に遅れが発生します。

・プロジェクト進捗の長期化と統合管理の不足
複数のプロジェクトが進行している間に、各プロジェクトの進捗状況を時々把握できないことが騒がれる。プロジェクトマネージャーや経営層が進捗状況を正確に把握できないと、遅延や問題が発生していることに特に、各部門が独立してプロジェクトを進めている場合、情報がサイロ化し、全体の状況を把握することがさらに困難になります。

・プロジェクト間の依存関係による管理の複雑化
複数のプロジェクトが同時に進行している場合、プロジェクト間の依存関係が生じます。 予期しない遅延やリスクが増加し、プロジェクト全体の管理がさらに複雑になります。

2.リソースの最適化

企業が複数のプロジェクトを同時進行する中で、限られたリソース（人材、予算、設備など）を効率的に活用することは、成功に直結する重要な要素です。ではなく、多くの企業で大きな課題となっております。適切なリソース管理ができない場合、プロジェクトの遅延やコスト超過、さらにはビジネス全体のパフォーマンス低下につながる可能性があります。

・リソースの流動化の不足
リソースの最適化を行うためには、まず、現在利用可能なリソースがどれだけあり、どのプロジェクトにどのように割り当てられることが正確に把握する必要があります。している企業では、リソースの一時化が十分にできていないことが多く、リソースの重複利用や不足が生じている。各プロジェクトが独自にリソースを管理していると、全体的なリソース利用状況が見えにくくなり、企業全体での最適リソースな配分が決まる。

課題の具体例:
ある企業で、複数のプロジェクトに同じスキルを持つ社員が割り当てられた場合、その社員の稼働状況が抑制されていないと、知らずのうちに同じ社員に過剰な負担をかけてこれにより、該当するプロジェクト全体が遅延するリスクが生じます。

・リソースの過剰負荷と不足
リソースの割り当てが適切に行われていないと、あるプロジェクトではリソースが過剰に分散され、別のプロジェクトではリソースが不足するという問題が起こります。また、特定のリソースが過剰に負荷をかけられると、リソースの疲労やモチベーションを低下させることもあります。

課題の具体例:
特にエキスパート人材や、専門知識を持つ人材が限られている場合、その人材に依存するプロジェクトが多すぎると、その人材のリソースが圧迫され、結果的に複数のプロジェクトが滞って同様に、IT部門のリーダーが複数のプロジェクトを担当しすぎて、どのプロジェクトも遅延するケースなどです。

・リソースの必要性予測と計画の困難さ
プロジェクトが進行する中で、リソースの需要は常に変動します。予測されていないタスクの増加や新たなプロジェクトの開始により、リソースの不足や過剰が発生しがちです。また、逆にリソースが余る場合、そのリソースを効果的に活用できず、無駄が発生します。

課題の具体例:
プロジェクトの途中で大規模な追加タスクが発生し、リソースが急に足りなくなってしまうケースがあります。リソースが必要となっておりますが、他のプロジェクトにも同じ人材が割り当てられていてリソースが不足しているような状況です。

・リソースのスキルセットと適合性の不足
リソースの量だけでなく、そのリソースを持つスキルセットがプロジェクトの要求に応じるかどうかも、プロジェクトの成功の重要な要素です。適切なスキルを持たないリソースが割り当てられている場合、そのプロジェクトの進行また、スキルが過剰な人材が簡単な仕事に割り当てられる場合、リソースの無駄遣いとなるため、スキルセットに応じた最適なリソース割り当てが求められます。

課題の具体例:
高度なプログラミングスキルを持つエンジニアが、単純なデータ入力作業などスキルが必要ないタスクに割り当てられていると、そのエンジニアの能力を十分に活かすことができず、企業全体のリソース効率がまた、逆に、スキルが不足するスタッフが複雑な開発プロジェクトに配属されると、品質やスピードに影響が出る可能性があります。

・リソースの分散管理による全体の考え方の検討
多くの企業では、リソースが部門ごとに管理されており、各部門が独自のプロジェクトを進めています。その結果、リソースの利用状況や負担が部門間で共有されないことがあり、全体の偏見が立ったこれにより、リソースの重複使用や無駄な使い方、さらには突発的なリソース不足が発生することが起こります。

課題の具体例:
営業部門が進んでいるプロジェクトと、IT部門が同時に進行させているプロジェクトで、同じリソース（ところどころデータサイエンティスト）に依存している一方で、部門間で連携が取れていないそのため、リソースの過剰負荷やスケジュールの遅延が起こるような状況が考えられます。

3.迅速な意思決定

ServiceNowのSPM（Strategic Portfolio Management）は、企業が迅速かつ効率的な意思決定を行うための強力なツールを提供していますが、その過程にはいくつかの課題があります。ここでは、ServiceNowのSPMを活用する際に決断する可能性のある迅速な意思決定課題について詳しく説明します。

・データの安定性と品質の問題
ServiceNowのSPMは、プロジェクトやリソース、コストに関するデータを一元管理し、ダッシュボードやレポートで戦略化しますが、データの品質や整合性が不足している場合、意思決定のスピードや正確に悪影響を及ぼす可能性があります。

・意思決定プロセスの複雑さ
迅速な意思決定のためには、意思決定プロセス自体が効率化されていることが重要です。ただし、多くの企業では、プロジェクトポートフォリオに関する意思決定が複雑化している場合があります。

・リソースの優先順位付け
同時に進行する複数のプロジェクトがある場合、どのプロジェクトに優先的に割り当てるべきかが問題になります。 プロジェクトの重要性や緊急度が異なる中で、迅速に優先順位をもし正しいリソースの検討が解決されない場合、プロジェクト全体の進捗が遅れ、意思決定自体も後手に回ることになります。
特定のプロジェクトにリソースが集中しすぎると、他のプロジェクトが停止するリスクがあります。これにより、ポートフォリオ全体のバランスが崩れ、戦略的目標に対する進捗が決定します。

・リスク管理と意思決定のタイミング
プロジェクトが進行する中で、リスクが発生することは避けられません。リスクが顕在化した際に迅速に対応できないと、プロジェクトの失敗やコストの増加につながる可能性があります。SPMはリスク管理のそのための機能も提供していますが、迅速なリスク対応ができるかどうかは、組織のリスク文化や管理体制に依存する部分も大きいです。

・経営層とのコミュニケーションギャップ
迅速な意思決定が求められる場面では、経営層とマネージャープロジェクトとの間のコミュニケーションのギャップが生じることがある。 特に、プロジェクトの進行状況やリスク、リソース状況に関する情報が正しく共有されていない場合、意思決定の速度が決定となります。

4.リスク管理の複雑化

プロジェクトの増加と多様化に伴い、リスクも複雑化しています。リスクの特定や評価が決すると、企業全体のパフォーマンスに悪影響を与える可能性があり、最悪の場合、プロジェクトの失敗を予測することもあります。

ServiceNow SPMの役割

ServiceNowのSPM（Strategic Portfolio Management）は、現状のビジネスにおける課題を解決するために開発された強力なツールです。企業がプロジェクトのリソースや、予算、リスクを効率的に管理できるようサポートし、全体のビジネス戦略を実行に移す役割を果たします。

1.ポートフォリオ管理の一元化

ServiceNow SPMは、複数のプロジェクトを一元化できるプラットフォームを提供し、プロジェクト全体のマラソン化を実現します。これにより、リーダーはプロジェクトの進捗をじっくりと把握し、各プロジェクトの優先順位付けやリソースの再配分を行いますを効率的に行うことが可能です。

2.リソースの最適化

SPMは、リソースの稼働状況やスキルセットを適切に管理することで、過剰な消費リソースや不足を防ぎます。リソースのキャパシティ管理やスキル検討により、適切な人材が最適な場所に配置され、リソースの有効活用が実現します。

3.データに基づく意思決定のサポート

ServiceNow SPMは、プロジェクトやポートフォリオのデータを一時的に使用し、分析可能な形で提供します。これにより、ビジネスリーダーは正確なデータに基づいて迅速かつ真剣な意思決定ができ、市場変動や組織の変化に即対応できます。

4.リスク管理の強化

SPMでは、各プロジェクトに関連するリスクを評価し、予測するための機能がございます。また、リスク管理の透明性が向上することで、全体の意思決定プロセスも強化されます。

まとめ

ServiceNow SPMは、複雑化するビジネス環境において、企業が解決するさまざまな課題を解決し、戦略的な目標を達成するために重要なツールです。ポートフォリオ、リソース、予算、リスク管理の一元化と最適化を実現することで、企業は持続的な成長と競争力強化ができるでしょう。